La comunicación interna en las organizaciones

por Jon López, orientador laboral de Juritecnia.

 

Hace unos días, David, una persona que está siguiendo un proceso de búsqueda de empleo con Juritecnia, acudió a una entrevista conmigo tras haber tenido una entrevista de trabajo con una empresa en la que había realizado un proceso de autocandidatura.

Tras unas primeras sensaciones sobre el desarrollo de la entrevista, David me comentaba que la entrevistadora le había sorprendido con una pregunta que le había hecho. La pregunta en cuestión era que quisiera que funcionara de 10 en su empresa.

Me comentaba David que, tras pensárselo un instante, le había respondido que señalar una solo ítem era difícil, pero que, aun así, él apostaba por la comunicación interna.

 ¿Qué es la comunicación interna?

La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador/a. Es un proceso que nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.

Respecto a esta definición que nos puede parecer sencilla, habría que comentar ciertos matices de mucho interés.

En primer lugar, nos habla de una comunicación cuyo receptor es el trabajador/a, pero que acertadamente lo denomina cliente interno. Es una realidad que todas las organizaciones tienen clara la necesidad de tener informado a su cliente externo, pero no siempre está tan claro que esa necesidad sea igual de importante para la persona que trabaja en la empresa.

En segundo lugar, se refiere a un proceso. Es decir, la comunicación interna debe planificarse, implementarse, medirse la consecución de sus objetivos y mejorarla en la medida de lo posible.

En tercer lugar, se hace referencia a la motivación y retención del equipo humano. Si a día de hoy, uno de los problemas claves de las organizaciones es la retención y ampliación de un equipo humano estratégico, es fundamental que valores como la comunicación interna inadecuada no dificulte la formación de un equipo humano clave para la empresa.

Plan de comunicación interna

Acabamos de indicar que la comunicación interna es un proceso, y como tal debe ser tratada en la empresa. Esto nos lleva a la necesidad de un plan de comunicación interna.

Un plan de comunicación interna es un documento de trabajo en el que se especifican las acciones de comunicación que deben llevarse a cabo durante un determinado periodo que habitualmente suele ser un año.

Al referirme a las acciones de comunicación, debe señalarse:

• Personas responsables de su ejecución, emisores/as de los mensajes.
• Personas a las que se dirigen los mensajes, los receptores/as.
• El objetivo de la trasmisión de dicho mensaje.
• Los mensajes a trasmitir en cada momento.
• El canal de comunicación por el que se debe trasmitir.
• El momento en que se debe trasmitir el mensaje.
• Un control sobre si se ha llevado a cabo la trasmisión del mensaje.
• Un control sobre si se ha logrado el objetivo marcado de antemano.

Objetivos de la comunicación interna

Ya he señalado que la comunicación interna se considera a día de hoy un factor motivante para las personas, pero evidentemente, dicha comunicación persigue varios objetivos que vamos a enumerar.

• Trasmitir información importante para la organización.
• Engrasar el funcionamiento de los diferentes procesos o departamentos, de manera que su cumplimiento no dependa de la persona en concreto que lo realiza.
• Mejorar la eficacia de los diferentes canales de comunicación.
• Optimizar la relación entre las personas, tras haber llevado a cabo la sensibilización oportuna sobre cómo la eficacia del trabajo de una persona depende en gran medida de la información de que dispone.
• Facilitar la incorporación de nuevas personas a la organización.
• Minimizar los errores en el trabajo por fallos en la información de partida.
• Evitar diferentes respuestas a idénticas cuestiones en función de las personas que la trasmiten.
• Favorecer la participación de todo el equipo humano de la organización en diferentes actividades organizadas por la empresa.

Canales de comunicación interna 

Ya he indicado que, en función del mensaje a trasmitir, las personas receptoras y emisoras, la empresa deberá señalar en cañal o herramienta a través del cual se debe trasferir el mensaje.

Por tanto, la empresa deberá decidir en función de sus características los canales adecuados, pero vamos a enumerar algunas opciones que puede valorar.

1. Email interno
2. Boletines
3. Intranet
4. Manuales corporativos
5. Redes sociales internas
6. Plataformas colaborativas
7. Tableros para mensajes
8. Buzón de sugerencias
9. Encuestas
10. Apps
11. Videoconferencias
12. Chats internos
13. Revista
14. Podcast

Como se observa, incluimos en el listado, desde canales “clásicos” hasta canales más novedosos. Las características de cada organización serán claves para la elección oportuna.

Cómo crear un plan de comunicación interna

Cuando una empresa decide diseñar e implantar un plan de comunicación interna es importante que lo haga teniendo muy en cuenta las características de dicha organización, pero si es verdad que existen una serie de pautas que siempre se tienen que tener en cuenta.

1.Convocar a todos los procesos, departamentos o áreas de la organización

Es clave lograr el apoyo de todas las personas, por lo que siempre se debe comenzar citando, explicando, pidiendo opinión, escuchando a todas las personas.

2. Llevar a cabo una evaluación inicial sobre la eficacia de la comunicación interna en la organización

Este paso, que es fundamental para crear un plan eficaz de comunicación interna, debe llevarse a cabo con sumo cuidado, ya que el valorar la eficacia de algo ya existente puede interpretarse como “críticas” a personas.

3. Establecer los ítems que deben trasmitirse en cada departamento o proceso

Este paso es sumamente importante ya que va a precipitar que se “haga pública” la información que se maneja en cada proceso.

4. Plantear el formato del plan de comunicación

Aquí es fundamental intentar crear un documento fácilmente entendible e implementable para minimizar rechazos por parte de otras personas.

5. Trasmitir el plan diseñado por el resto de la empresa, estableciendo plazos para incorporar mejoras propuesta en cualquier área

Es muy importante en este caso dar respuesta a todas las personas que hagan propuestas, para que se sientan involucradas en el proyecto.

Factores de éxito al implantar un plan de comunicación interna

1.    Selecciona adecuadamente a las personas que van a participar en la creación del plan. Es importante seleccionar personas sin rechazo al cambio y a poder ser, lideres formales, pero sobre todo informales, de la organización.

2.    Aplica diferentes argumentos para convencer a las diferentes personas, sobre las ventajas de la implantación del plan.

3.    Crea un sistema eficaz para trasmitir a todas las personas cómo está siendo el diseño e implementación del nuevo plan.

4.    Reconoce el compromiso de todas aquellas personas que están participando de forma activa en la implantación del nuevo plan de comunicación interna.

 

Juritecnia, www.juritecnia.net, puede ayudarte a diseñar, implantar y valorar la eficacia de un plan de comunicación interna para tu organización.