Barne-komunikazioa erakundeetan

Jon López, Juritecniako lan-orientatzailea

Duela egun batzuk, Davidek, Juritecnian lan bila dabilen pertsona batek, nirekin elkarrizketa bat izan zuen, autokandidatura-prozesu bat egin zuen enpresa batekin lan-elkarrizketa izan ondoren.

Elkarrizketaren inguruko lehenengo inpresioen ondoren, Davidek esan zidan elkarrizketatzaileak berari egindako galdera batek harritu egin zuela. Galdera hauxe izan zen: zer nahi zuen hamarrean funtzionatzea bere enpresan.

Davidek esan zidan pentsatu ondoren, erantzun ziola zaila zela elementu bakarra seinalatzea, baina hala ere, berak barne-komunikazioaren aldeko apustua egin zuela.

Zer da barne-komunikazioa?

Barne-komunikazioa bezero internoari zuzendutako komunikazioa da, hau da, langileari. Enpresa-munduan aldaketak gero eta azkarragoak diren ingurune batean, bere talde humanoa motibatzeko eta onenak atxikitzeko enpresek dituzten behar berriei erantzunez sortzen den prozesu bat da.

Definizio hau sinplea iruditu arren, interes handiko hainbat ñabardura kontuan hartu behar dira.

Lehenik eta behin, komunikazio bat aipatzen du, zeinaren hartzailea langilea den, baina, egoki izendatuz, bezero interna deitzen duen. Errealitate bat da erakunde guztiek argi dutela beren bezero externa informatuta izateko beharra, baina ez dago beti hain argi beharra berdin garrantzitsua den enpresan lan egiten duen pertsonarentzat.

Bigarrenik, prozesu bati egiten dio erreferentzia. Hau da, barne-komunikazioa planifikatu egin behar da, gauzatu, bere helburuen lorpena neurtu eta ahal den neurrian hobetu.

Hirugarrenik, talde humanoaren motibazio eta atxikipenari egiten dio erreferentzia. Gaur egun, erakundeen arazo gakoetako bat talde humano estrategiko bat atxikitzea eta zabaltzea bada, oinarrizkoa da balioek, hala nola barne-komunikazio desegokiak, ez dezatela zaildu enpresarentzat gako den talde humano baten prestaketa.

Barne-komunikazioaren plana

Azaldu berri dugu barne-komunikazioa prozesu bat dela, eta horrela tratatu behar dela enpresan. Honek barne-komunikazioaren plan baten beharra ekartzen du.

Barne-komunikazioaren plana lan-dokumentu bat da, eta bertan zehazten dira jakinarazpen-ekintzak zeintzuk gauzatu behar diren denbora-tarte jakin batean, ohikoa izaten dena urtebete izatea.

Komunikazio-ekintzei buruz ari naizenean, honakoak zehaztu behar dira:

• Gauzatzeaz arduratzen diren pertsonak, mezulariak.
• Mezuak norentzat diren, hartzaileak.
• Mezu horren transmisioaren helburua.
• Une bakoitzean jakinarazi beharreko mezuak.
• Mezuak transmititzeko kanal komunikatiboa.
• Mezuak transmititzeko unea.
• Mezuaren transmisioa egin den kontrola.
• Aldez aurretik ezarritako helburua lortu den kontrola.

Barne-komunikazioaren helburuak

Aipatu dudan bezala, gaur egun barne-komunikazioa motibazio-faktore bat da pertsonentzat, baina, noski, komunikazio horrek hainbat helburu ditu, eta horiek zerrendatuko ditugu.

• Erakundearentzat garrantzitsua den informazioa transmititzea.
• Prozesu edo sail desberdinen funtzionamendua hobetzea, haien betetzea ez dadin izan berau egiten duen pertsonaren mende.
• Komunikazio-kanalen eraginkortasuna hobetzea.
• Pertsonen arteko harremana optimizatzea, pertsona baten lanaren eraginkortasuna, neurri handi batean, duen informazioaren menpe dagoela sentsibilizatze-lanak egin ondoren.
• Pertsona berriak erakundean sartzea erraztea.
• Informazioan izandako hutsegiteen ondorioz laneko akatsak minimizatzea.
• Pertsonen arabera gai berdinei ematen zaizkien erantzun desberdinak ekiditea.
• Enpresak antolatutako hainbat jardueratan erakundeko talde humano osoaren parte-hartzea sustatzea.

Barne-komunikazioaren kanalak

Jada adierazi dut mezua transmititzearen arabera, hartzaileak eta igorleak, enpresak zehaztu beharko duela mezua zein kanal edo tresnaren bidez transmititu behar den.

Beraz, enpresak bere ezaugarrien arabera erabaki beharko ditu kanal egokiak, baina balora ditzakeen zenbait aukera zerrendatuko ditugu.

• Barneko posta elektronikoa
• Buletinak
• Intranet
• Korporazioaren eskuliburuak
• Barne-sare sozialak
• Plataforma kolaboratiboak
• Mezuentzako taulak
• Iradokizun-buzoiak
• Inkestak
• Aplikazioak
• Bideokonferentziak
• Barneko txatak
• Aldizkaria
• Podcast-ak

Ikusten denez, zerrendan kanal “klasikoetatik” kanal berritzaileagoetaraino sartzen ditugu. Erakunde bakoitzaren ezaugarriak funtsezkoak izango dira aukera egokirako.

Barne-komunikazioaren plana nola sortu

Enpresa batek barne-komunikazioaren plan bat diseinatu eta ezartzea erabakitzen duenean, garrantzitsua da erakunde horren ezaugarriak kontuan izanda egitea, baina egia bada beti kontuan hartu behar diren zenbait jarraibide badaudela.

1. Erakundeko prozesu, sail edo eremu guztiak deitzea

Gakoa da pertsona guztien babesa lortzea, beraz, beti hasi behar da pertsona guztiak deituz, azaltzen, iritzia eskatzen eta entzuten.

2. Barne-komunikazioaren eraginkortasunari buruzko hasierako ebaluazioa egitea

Barne-komunikazioaren plan eraginkor bat sortzeko urrats funtsezkoa den hau oso kontu handiz egin behar da, dagoeneko existitzen den zerbaiten eraginkortasuna baloratzeak “kritikak” bezala interpreta daitekeelako.

3. Prozesu edo sail bakoitzean transmititu beharreko elementuak ezartzea

Urrats hau oso garrantzitsua da, prozesu bakoitzean kudeatzen den informazioa “publikatu” egingo delako.

4. Komunikazio-planaren formatua planteatzea

Hemen funtsezkoa da beste pertsona batzuek bazter ez dezaten, erraz uler eta ezarri daitekeen dokumentu bat sortzen saiatzea.

5. Enpresaren gainerakoari diseinatutako plana transmititzea, edozein arlotan proposatutako hobekuntzak sartzeko epeak ezarriz

Kasu honetan, oso garrantzitsua da proposamenak egiten dituzten pertsona guztiei erantzutea, proiektuan inplikatuta senti daitezen.

Barne-komunikazioaren plan bat ezartzean arrakasta izateko faktoreak

1. Aukeratu behar bezala plana sortuko duten pertsonak. Garrantzitsua da aldaketaren aurkako jarrerarik ez duten pertsonak aukeratzea, eta ahal bada, erakundeko lider formalez gain, batez ere, lider informalak izatea.
2. Erabili argudio desberdinak pertsonak konbentzitzeko, planaren ezarpenaren abantailei buruz.
3. Sistema eraginkorra sortu pertsona guztiei transmititzeko nola ari den izaten plan berriaren diseinua eta ezarpena.
4. Aitortu konpromisoa komunikazio-plan berriaren ezarpen aktiboan parte hartzen ari diren pertsona guztiei.

 

Juritecnia, www.juritecnia.net, zure erakundearentzako barne-komunikazioaren plan bat diseinatu, ezarri eta bere eraginkortasuna baloratzen lagun zaitzake.